Ochrana osobných údajov

Informácia o spracovávaní osobných údajov

podľa ustanovenia čl. 13 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej aj „GDPR“)

V súlade s čl. 13 GDPR týmto Jakubčatá o.z. poskytuje nasledujúce informácie o spracúvaní osobných údajov.

Jakubčatá o.z. sa zaväzuje v primeranej a zákonnom vyžadovanej miere chrániť súkromie dobrovoľníkov, ktorí s Jakubčatá o.z. podpísali zmluvu o dobrovoľníckej činnosti, potenciálnych a existujúcich členov tohoto občianskeho združenia (ďalej aj ako „sympatizanti“) ako aj od ďalších osôb, o ktorých spracúva osobné údaje pri výkone svojej činnosti ako občianske združenie.

Nasledujúce pravidlá ochrany osobných údajov uvedené nižšie sa preto vzťahujú na všetky osobné údaje, ktoré o Vás Jakubčatá o.z. spracováva, vrátane osobných údajov zhromaždených alebo odoslaných prostredníctvom oficiálnej stránky, oficiálnych stránok na sociálnych sieťach alebo priamo a osobne od Vás.

Kto je prevádzkovateľom údajov a aké sú jeho kontaktné údaje?

Prevádzkovateľom Vašich osobných údajov je občianske združenie Jakubčatá o.z., so sídlom: Lemešany 187, 082 03, Slovensko, IČO: 42235758, zastúpené Ľubomírom Skirkom.

Jakubčatá o.z. prostredníctvom svojich výkonných pracovníkov, dobrovoľníkov alebo sympatizantov spravuje stránku jakubcata.eu a stránku „Spoločenstvo Jakubčatá“ na sociálnej sieti Facebook, kde poskytuje informácie o svojej činnosti, a pod rovnakým názvom spravuje svoj účet aj na sociálnej sieti Instagram.

Jakubčatá o.z. ako prevádzkovateľ spracovania osobných údajov zodpovedá za to, aby Vaše osobné údaje boli spracované v súlade s platnými a účinnými právnymi predpismi o ochrane osobných údajov. Jakubčatá o.z. určuje ako sú osobné údaje spracovávané, za akým účelom, dobu uchovávania osobných údajov, a prípadne vyberá ďalších spracovávateľov, ktorí poskytujú pomoc a podporu pri spracúvaní.

Kontaktné údaje

V prípade Vášho záujmu o kópiu informácií alebo údajov, ktoré o Vás Jakubčatá o.z. má k dispozícii alebo by ste chceli uplatniť akékoľvek Vaše práva, môžete pre tento účel použiť e-mailovú adresu: lider@jakubcata.eu.

Prehlásenie

Jakubčatá o.z. prehlasuje, že ako prevádzkovateľ Vašich osobných údajov spĺňa zákonné povinnosti vyžadované platnou legislatívou, a osobitne zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a nariadením GDPR, a teda že:

Spracováva Vaše osobné údaje len na základe platného právneho dôvodu, a to predovšetkým oprávneného záujmu, plnenia zmluvy, zákonnej povinnosti či udeleného súhlasu;
Plní podľa článku 13 GDPR informačnú povinnosť ešte pred zahájením spracovania osobných údajov;
Umožňuje Vám a podporuje Vás pri uplatňovaní a plnení Vašich práv podľa zákona o ochrane osobných údajov a GDPR.

Osobné údaje

Osobné údaje sú v zmysle článku 4 ods. 1 GDPR akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby; identifikovateľná fyzická osoba je osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikátor, ako je meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby.

Pre účely spracovávanie osobných údajov, ktoré o Vás Jakubčatá o.z. spracúva, sa jedná predovšetkým o nasledujúce informácie:
Meno a kontaktné údaje (napríklad poštová a e-mailová adresa, telefónne číslo);

Pohlavie, vek, dátum narodenia, osobný stav, číslo dokladov vydaných štátnymi inštitúciami pre Vašu identifikáciu (pas alebo občiansky preukaz);
Technické informácie, napr. názov obrazovky, IP adresa/užívateľovo meno, údaje prehliadača a zariadení, informácie zozbierané prostredníctvom súborov cookie, značiek pixelov a iných technológií, údajov o súbore protokolov servera, údajov o používaní aplikácií a údajov o polohe;
Fotografické záznamy a videozáznamy, ktoré umožňujú Vašu identifikáciu.

Spracovávanie osobitných kategórií osobných údajov (citlivé údaje)

Osobitnými kategóriami osobných údajov sa v zmysle článku 9 GDPR rozumejú osobné údaje, ktoré odhaľujú rasový alebo etnický pôvod, politické názory, náboženské alebo filozofické presvedčenie alebo členstvo v odborových organizáciách, a spracúvanie genetických údajov, biometrických údajov na individuálnu identifikáciu fyzickej osoby, údajov týkajúcich sa zdravia alebo údajov týkajúcich sa sexuálneho života alebo sexuálnej orientácie fyzickej osoby. Jakubčatá o.z. pri organizácii niektorých podujatí požaduje od svojich sympatizantov informáciu o:

špeciálnych stravovacích obmedzeniach súvisiacich so zdravotným stavom z dôvodu prípravy a prispôsobenia jedál a ďalšieho občerstvenia pre špeciálne potreby osôb, ktoré nemôžu konzumovať niektoré potraviny;
príslušnosť k farnosti;
genetické a biometrické údaje na individuálnu identifikáciu fyzickej osoby.

Od osoby, ktorej sa vyššie uvedené osobitné kategórie osobných údajov týkajú si Jakubčatá o.z. vyžiada osobitný a výslovný súhlas.

Ako Jakubčatá o.z. zhromažďuje osobné údaje?

Jakubčatá o.z. zhromažďuje osobné údaje predovšetkým:

Priamo a osobne od Vás: informácie sú zhromažďované priamo od Vás v priebehu pravidelných stretnutí, ktoré Jakubčatá o.z organizuje.
Online: Vaše osobné údaje zhromažďujeme prostredníctvom
- oficiálnej stránky spoločenstva Jakubčatá na sociálnej sieti Facebook;
- formulárov pre potreby aktivít spoločenstva, a to najmä pri organizácii duchovných činností, v rámci ktorých sa zabezpečuje ubytovanie, strava a sociálny program pre účastníkov
Prostredníctvom cookies
- Jakubčatá o.z. pri prezeraní webových stránkach zaznamenáva Vašu IP adresu, ako dlho sa na stránkach zdržíte a ako dlho si stránky prezeráte. Používanie cookies pri marení návštevnosti webu a prispôsobenie zobrazenia webových stránok vníma Jakubčatá o.z. ako svoj oprávnený záujem prevádzkovateľa, z dôvodu presvedčenia o dosiahnutí najvyššej kvality poskytovania informácií o svojej činnosti.
- Cookies pre cielenie reklamy budú spracované len na základe vášho súhlasu.
  Webové stránky Jakubčatá o.z. je možné prechádzať tiež v režime, ktorý neumožňuje zbieranie osobných údajov. Používanie cookies máte možnosť vo svojom prehliadači zakázať. Viac informácií o súboroch cookie nájdete na:
  http://www.allaboutcookies.org/.

Na aké účely Jakubčatá o.z. používa Vaše osobné údaje?

V zmysle článku 6 ods. 1 GDPR je spracúvanie osobných údajov zákonné iba vtedy a iba v tom rozsahu keď je splnená aspoň jedna z podmienok stanovená v písmenách a) až f) tohoto odstavca. Jakubčatá o.z. v tomto zmysle spracováva osobné údaje pre naplnenie nasledujúcich účelov a na základe nasledujúcich právnych dôvodov:

Poskytovanie služieb a na plnenie povinností vyplývajúcich zo zmluvy a to:
- Vaše osobné údaje v rozsahu: meno a priezvisko, dátum narodenia, trvalý pobyt, e-mailová adresa, a telefónne číslo sú potrebné z dôvodu plnenia zmluvy o dobrovoľníctve, ktoré Jakubčatá o.z uzatvára s dobrovoľníkmi;
- vedenie evidencie dobrovoľníkov a komunikácia s nimi prostredníctvom emailu alebo telefonicky;
- organizácia a zabezpečenie podujatí, ktoré Jakubčatá o.z organizačne zabezpečuje a pripravuje, vrátane stravy a ubytovania počas vybraných podujatí;
- zasielanie informácií o podujatiach zaregistrovaným účastníkom pred konaním podujatia a po ňom;
- potvrdenie prihlásenia sa na podujatie, prijatia platieb za podujatia a darov a príspevkov na činnosť prostredníctvom elektronickej pošty, prípadne telefonicky;
- riadenie, plánovanie a organizáciu činnosti povinností vyplývajúcich zo zmluvy o výkone dobrovoľníckej činnosti.
  Právny dôvod takéhoto spracúvania je podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR plnenie zmluvy a oprávnený záujem podľa článku 6 ods. 1 písm. písm. f) GDPR.

Vedenie účtovníctva
Ak sa zúčastňujete na aktivitách Jakubčatá o.z ako dobrovoľník, Vaše osobné údaje (fakturačné údaje) sú potrebné, aby Jakubčatá o.z vyhovelo zákonnej povinnosti pri vystavovaní a evidencii daňových dokladov.
Právny dôvod takéhoto spracúvania je podľa článku 6 ods. 1 písm. c) plnenie zákonných povinností.
Fotografická a video dokumentácia. V priebehu udalostí (napríklad komunitné aktivity, stretnutia sympatizantov združenia, workshopy, koncerty, atď.) dochádza v priestoroch, ktoré Jakubčatá o.z. zabezpečia pre danú udalosť, k vyhotovovaniu fotografií a videozáznamov. Vybrané fotografie a video-dokumentáciu zo svojej činnosti následne Jakubčatá o.z. zverejňuje na svojich oficiálnych stránkach sociálnych sietí Facebook a Instagram, ako aj v rámci služieb spoločnosti Google.
Právny dôvod takéhoto spracúvania je podľa článku 6 ods. 1 písm. a) súhlas so spracúvaním.

Vaše práva pri spracúvaní osobných údajov

Právo odvolať súhlas. V prípadoch, kedy Vaše osobné údaje Jakubčatá o.z. spracúva na základe Vášho súhlasu, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Súhlas môžete odvolať elektronicky, na adrese zodpovednej osoby, písomne, oznámením o odvolaní súhlasu alebo osobne v priebehu udalosti, ktorú organizuje Jakubčatá o.z. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov, ktoré Jakubčatá o.z. na jeho základe o Vás spracúvalo.
Právo na prístup k osobným údajom (čl. 15 GDPR). Máte právo, aby Vám Jakubčatá o.z. zaslalo potvrdenie o tom, aké Vaše osobné údaje spracováva.
Právo na opravu a doplnenie (čl. 16 GDPR). Na základe Vašej žiadosti sme povinní opraviť osobné údaje o Vás, ktoré sú nesprávne, neúplné alebo zavádzajúce.
Právo na obmedzenie spracúvania (čl. 18 GDPR). Máte právo obmedziť rozsah osobných údajov alebo účel ich spracovania. Toto právo môžete využiť najmä v prípade, ak sa domnievate, že Jakubčatá o.z. spracováva Vaše nepresné údaje, alebo ak sa domnievate, že Jakubčatá o.z. prevádzkuje spracovávanie nezákonne, ale nechcete, aby boli zmazané všetky Vaše údaje.
Právo na výmaz (na zabudnutie) (čl. 17 GDPR). Týmto Vás výslovne informujeme, že máte právo na výmaz všetkých Vašich údajov. V niektorých prípadoch je Jakubčatá o.z. viazané zákonnou povinnosťou uchovávať niektoré osobné údaje (napríklad povinnosť evidovať vystavené daňové doklady po dobu stanovenú zákonom). V takom prípade Jakubčatá o.z. zmaže všetky osobné údaje, ktoré nie sú zákonnou povinnosťou viazané. O dokončení výmazu Vás Jakubčatá o.z. bude informovať e-mailom.
Právo namietať (čl. 21 ods. 1 GDPR). Máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa Vás týkajú z dôvodu Vašej konkrétnej situácie, ak je spracúvanie nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov.
Právo podať sťažnosť. Ak sa domnievate, že boli porušené Vaše práva na ochranu Vašich osobných údajov, môžete podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov. Jakubčatá o.z. si Vás zdvorilo dovoľuje požiadať, aby ste o tomto podozrení najprv informovali samotné Jakubčatá o.z., aby došlo k čo najrýchlejšej náprave pochybenia.

Ako dlho uchovávame osobné údaje?

Osobné údaje Jakubčatá o.z. uchováva iba tak dlho, ako je to potrebné na účely, na ktoré boli zhromaždené, alebo v súlade s lehotami stanovenými zákonom a trhovými postupmi, ak nie je potrebné ďalšie uchovávanie údajov na dodržanie zákonných povinností alebo vznik, výkon alebo obhajobu právnych nárokov, alebo ak nebola oznámená určitá lehota. Štandardná doba uchovávania uvedených osobných údajov je 2 roky.

V prípade zmluvy o dobrovoľníckej činnosti Jakubčatá o.z. uchováva osobné údaje po dobu trvania zmluvy o dobrovoľníckej činnosti a po skončení uplynutí doby jej trvania najviac 5 rokov.

Vaše osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na marketingové účely si Jakubčatá o.z. ponecháva kým neodoberiete svoj súhlas, ale v žiadnom prípade nie dlhšie ako 1 rok po poslednom prihlásení na udalosť organizovanú našou organizáciou.

Komu môžu byť Vaše osobné údaje predané?

K Vašim osobným údajom majú prístup výkonní pracovníci Jakubčatá o.z. a dobrovoľníci zodpovední za organizačné vedenie konkrétneho podujatia. V nevyhnutnom rozsahu môžu mať prístup k Vašim osobným údajom aj účtovník alebo účtovníčka, audítor Jakubčatá o.z., alebo príslušné orgány štátnej správy. So súhlasom dotknutej osoby môžu byť osobné údaje predané aj ďalším subjektom.

Zabezpečenie a ochrana osobných údajov

Jakubčatá o.z. používa vhodné organizačné, technické a administratívne opatrenia na zabezpečenie presnosti a aktuálnosti osobných údajov, ktoré má pod svojou kontrolou, ako aj na ochranu osobných údajov pred neoprávneným alebo nezákonným spracovaním a náhodnou stratou, alebo ich zničením alebo poškodením, a to:

zabezpečeným prístupom do počítačov (zabezpečené heslom);
zabezpečeným prístupom do telefónov (zabezpečené heslom a čítačkou odtlačkov prstov);
zabezpečeným prístupom do e-mailových schránok (zabezpečené užívateľským menom a heslom);
zabezpečeným prístupom do aplikácií na e-mailové rozosielanie (zabezpečené menom a heslom);
zabezpečeným prístupom do databáz účastníkov prihlásených na jednotlivé podujatia (zabezpečené menom a heslom);
zabezpečeným prístupom do databáz dobrovoľníkov a darcov nášho občianskeho združenia (zabezpečené menom a heslom);
zabezpečeným prístupom do fakturačných systémov (zabezpečené menom a heslom);
pravidelnou aktualizáciou softwéru.

Osobné údaje budú spracúvané v elektronickej podobe automatizovaným spôsobom alebo v tlačenej podobe neautomatizovaným spôsobom.

Osobitné kategórie osobných údajov Jakubčatá o.z. takisto chráni technickými a inými prostriedkami, vrátane zabezpečenia prístupu heslom. K citlivým údajom má prístup minimálny počet osôb, maximálne dve osoby.

Používanie dát mimo EÚ

Spracovanie osobných údajov bude prebiehať na území EÚ. Vaše osobné údaje nebudú prenášané do tretích krajín.

Osoby mladšie ako 16 rokov

Jakubčatá o.z. spracúva osobné údaje len tých osôb, ktoré sú staršie ako 16 rokov. V prípade, že ste osoba mladšia ako 16 rokov, mali by ste si túto Informáciu posúdiť spolu so svojím rodičom alebo opatrovníkom, aby ste sa uistili, že jej rozumiete. Súhlas je oprávnený udeliť len Váš rodič alebo iná osoba, ktorá za Vás zodpovedá. Ak sa Jakubčatá o.z. dozvie, že ste mladší ako 16 rokov a došlo k zhromaždeniu informácií o Vás bez súhlasu Vášho rodiča alebo opatrovníka, Jakubčatá o.z. čo najskôr tieto informácie zlikviduje.

Aktualizácia týchto pravidiel o ochrane osobných údajov

Akékoľvek zmeny týkajúce sa pravidiel ochrany osobných údajov Jakubčatá o.z. uverejní na svojej oficiálnej webovej adrese a pred vykonaním týchto zmien poskytne dostatočné oznámenie. Ak to vyžaduje zákon, Jakubčatá o.z. si od Vás vyžiada súhlas.

Mlčanlivosť

Jakubčatá o.z. Vás uisťuje, že výkonní pracovníci, dobrovoľníci, účtovníci alebo audítori sú povinní zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch a o bezpečnostných opatreniach, ktorých zverejnenie by ohrozilo zabezpečenie Vašich osobných údajov. Táto mlčanlivosť pritom trvá aj po skončení záväzkových vzťahov. Bez Vášho súhlasu nebudú Vaše osobné údaje poskytnuté žiadnej tretej strane.

Táto aktualizovaná Informácia a zásady spracovania osobných údajov v nej uvedené nadobudli účinnosť 03. 02. 2020.